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A era digital transformou a forma como conduzimos os negócios, e o certificado digital se tornou peça-chave para empreendedores que buscam eficiência e segurança. Isso porque ele agiliza processos, facilita a gestão contábil e garante validade jurídica aos documentos digitais, como se fossem assinados à mão.
Mas como adquirir esse documento digital essencial? O processo de compra de um certificado pode gerar algumas dúvidas, especialmente em relação aos termos “representante legal” e “responsável legal“.
Então, para evitar problemas na hora de comprar o certificado digital do seu negócio e tirar suas dúvidas em relação a quem é o representante legal de uma empresa, continue a leitura deste artigo!
Quem representa uma empresa?
Tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem obter um certificado digital, mas a forma como a titularidade é definida varia de acordo com o solicitante. No caso de uma pessoa física, ela é a única responsável pelo certificado, tendo exclusividade para emiti-lo, renová-lo ou cancelá-lo.
Por outro lado, quando o certificado digital é solicitado por uma empresa, ou seja, uma pessoa jurídica, surge uma questão importante: quem, de fato, detém a titularidade e a responsabilidade sobre ele? A dúvida comum está em diferenciar os papéis do representante legal e do responsável legal.
Leia também: Quais as diferenças entre o e-CNPJ e o e-CPF?
Titularidade do certificado digital para empresas: como funciona?
Para entendermos quem é o representante legal da empresa, é preciso saber que, de acordo com a ICP-Brasil, toda pessoa física ou jurídica, que esteja inscrita no Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), pode ter a titularidade de um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ), desde esteja com o cadastro regular na Receita Federal.
Assim, no caso das pessoas jurídicas, o titular é a própria empresa. Essa titularidade pode recair sobre o dono, um sócio ou o sócio-administrador, que é formalmente reconhecido como o responsável por representar a organização perante a Receita Federal e a sociedade em geral.
No entanto, é importante destacar que, mesmo sendo o representante legal, essa pessoa pode delegar a um responsável legal a função de utilizar o certificado digital em nome da empresa. Isso permite maior flexibilidade e organização, especialmente em empresas maiores, onde diferentes profissionais assumem funções específicas relacionadas ao uso do certificado digital. Confira mais detalhes a seguir!
O que é representante legal?
Como já mencionamos, o representante legal é a pessoa cujo nome consta no contrato social da empresa. Esse indivíduo é o responsável por representar oficialmente a empresa perante a Receita Federal e a sociedade.
Além disso, ele possui a autoridade para delegar funções específicas a outra pessoa, incluindo a utilização do certificado digital em nome da empresa para diferentes questões, como em assinaturas digitais. Essa delegação é formalizada por meio de uma procuração pública, que deve ser apresentada no momento da validação e entrega dos documentos necessários para a Autoridade Certificadora (AC) na emissão do documento.
O que é responsável legal?
Já o responsável legal de uma pessoa jurídica não precisa, obrigatoriamente, ser um dos sócios da empresa. Ele pode ser designado pelo representante legal durante o processo de aquisição do certificado digital.
Essa designação ocorre no formulário de solicitação do certificado digital, onde são preenchidos os dados da empresa e o CPF do indivíduo que será nomeado como responsável legal. Para que essa pessoa esteja apta a assumir o papel, sua documentação deve estar regular na base da Receita Federal.
A autorização para que o responsável legal emita o certificado é formalizada no momento da assinatura do Termo de Titularidade. Esse procedimento ocorre durante o atendimento de identificação e validação de dados, que pode ser realizado presencialmente ou por videoconferência. Em ambas as situações, a presença do representante legal e do responsável legal indicado é obrigatória.
Como fazer uma procuração pública para uso do certificado digital?
Quer que outra pessoa possa usar o certificado digital da sua empresa para fins profissionais? É necessário fazer uma procuração pública em cartório para garantir a segurança jurídica do documento.
A procuração original, bem como a segunda via, somente será aceita pela Autoridade Certificadora se tiver sido emitida até 90 dias antes da data da apresentação dos documentos para a emissão do certificado digital.
Vale destacar que nesta solicitação também devem estar especificados os poderes para o representante atuar perante à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), incluindo a renovação e outras ações relacionadas ao certificado digital.
Leia também: Certificado Digital e-CNPJ: 5 cuidados para renovar o certificado
Vantagens de usar um certificado digital e-CNPJ
Para empresas que não possuem ou ainda não conhecem todos os benefícios do certificado e-CNPJ, preparamos um resumo dos principais pontos positivos desse documento para você conhecer.
Segurança reforçada
O certificado e-CNPJ garante a autenticidade e a integridade dos documentos assinados digitalmente, protegendo as informações da sua empresa.
Economia de tempo e dinheiro
Tempo e dinheiro são dois recursos valiosos para qualquer empresa, e o certificado digital e-CNPJ te ajuda a economizar ambos. Ele otimiza os processos, reduzindo o tempo gasto com burocracias e diminuindo os custos com papel, impressão, correios e armazenamento físico de documentos. Dessa forma, sua equipe pode se concentrar em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade da empresa.
Conformidade legal
Manter a conformidade legal é essencial para qualquer empresa, e o certificado digital facilita o cumprimento de obrigações fiscais e legais, como a emissão de notas fiscais eletrônicas e a entrega de declarações. Isso porque ele adiciona validade jurídica aos documentos eletrônicos assinados digitalmente, de acordo com a legislação brasileira.
Mobilidade e flexibilidade
O mundo dos negócios exige cada vez mais mobilidade e flexibilidade, e o certificado digital e-CNPJ acompanha essa tendência. Com ele, você acessa os serviços online da sua empresa a qualquer hora e lugar, com segurança e praticidade, facilitando o trabalho remoto.
Leia também: Como a assinatura eletrônica impacta positivamente, de maneira silenciosa, empresas e a nossa vida
Tire suas dúvidas sobre representante legal e responsável legal de uma empresa
1. Posso ter mais de um responsável legal com acesso ao certificado digital da empresa?
Sim. É possível emitir procurações para diferentes pessoas, permitindo que elas utilizem o certificado digital para fins profissionais específicos e diferentes.
2. É possível revogar a procuração do responsável legal?
Sim, o representante legal pode revogar a procuração a qualquer momento. Para isso, é preciso comparecer ao cartório onde a procuração foi emitida, com seus documentos pessoais, e solicitar a revogação. O cartório emitirá um documento comprovando a revogação.
3. O que acontece se o representante legal usar o certificado digital para fins pessoais?
O uso do certificado digital da empresa para fins pessoais é considerado uma infração grave. O representante legal e a empresa podem ser responsabilizados civilmente por qualquer dano causado pelo uso indevido do certificado digital. Isso pode incluir indenizações por perdas financeiras, danos morais e outros prejuízos.
Dependendo da gravidade da infração, o representante legal pode responder criminalmente por falsidade ideológica, estelionato, entre outros. As penas podem incluir multas, reclusão e outras sanções.
4. Como adquirir um certificado digital para minha empresa?
Acesse a loja virtual da Certisign — Autoridade Certificadora pioneira na emissão de certificados digitais no Brasil —, e personalize o certificado e-CNPJ conforme as necessidades e preferências do seu negócio.
E o melhor: além das diferentes opções de validade e armazenamento, você tem a opção de fazer o processo da emissão do certificado presencialmente ou de forma online por meio de videoconferência.
Ficou com alguma dúvida ou deseja ter um atendimento personalizado para a sua empresa? Envie um e-mail para comercial@certisign.com.br e fale diretamente com nossos especialistas.
