GUIA ECF: para entrega é preciso ter dois Certificados Digitais

Faltam menos de dez dias para os Contadores de empresas de todo o Brasil entregarem à Receita Federal do Brasil – RFB a Escrituração Contábil Fiscal – ECF, mais uma obrigação do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped. A ECF deve ser transmitida até a meia noite do dia 31 de julho, por todas as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Arbitrado e Lucro Presumido, inclusive:

• as imunes [templos de qualquer culto; partidos políticos, inclusive suas fundações, as entidades sindicais de trabalhadores, sem fins lucrativos; as instituições de educação e as de assistência social, sem fins lucrativos]
• e as isentas [instituições de caráter filantrópico, recreativo, cultural e científico, bem como as associações civis que prestam os serviços para os quais houverem sido instituídas e os colocam à disposição do grupo de pessoas a que se destinam, sem objetivos de lucro].

As informações da ECF 2019 referem-se ao ano-calendário 2018 e só escapam dessa incumbência as empresas optantes pelo Simples Nacional, autarquias, fundações e órgãos públicos. É importante destacar que a ECF vem sendo preenchida por Contadores de todo o Brasil desde 2015. Contudo, passados quatro anos, ainda surgem muitas dúvidas acerca dessa declaração, principalmente quando o fim do prazo está próximo.

Portanto, sabendo das dificuldades e complexidades deste documento, o Clube do Contador Certisign criou um guia com perguntas e respostas para que as informações desta Escrituração sejam organizadas da melhor forma possível e que os empresários, e, por conseguinte, os Contadores, não venham a ter dores de cabeça. Confira:

GUIA ECF: tudo o que você precisa saber

O que é a ECF e quando surgiu?

A ECF foi determinada pela Medida Provisória nº 627, de 2013, e convertida na Lei nº 12.973, em 2014, sendo o novo livro contábil-fiscal-societário do Sped. Seu propósito é relacionar as informações tributárias e contábeis para a validação da base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL.

Como é feito este controle?

Na ECF, é necessário preencher as partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real – e-Lalur e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL – e-Lacs. Todos os saldos declarados em ambos os livros devem ser monitorados. Mas, no caso da parte B dos livros, é fundamental checar as margens financeiras de um ano para outro. Além disso, na ECF, o contribuinte também deve apresentar os dados gerais da empresa e as fichas de informações econômicas.

Qual é a base legal da ECF?

A Escrituração Contábil Fiscal – ECF tem como principal pauta legal a Instrução Normativa nº 1.489/2014, que atualizou a Instrução Normativa nº 1.422/2013.

Qual é o objetivo de cada tributo nela validado?

Primeiramente, o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica é o imposto de renda da empresa, calculado sobre o faturamento obtido. Já a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido tem como objetivo destinar os valores auferidos para a seguridade social.

Quem deve entregar a ECF 2018?

A ECF deve ser entregue por todas as empresas — mesmo as equiparadas, isentas e imunes, que não optem pelo Simples Nacional. Portanto, estão obrigadas a entregá-la os contribuintes pertencentes aos seguintes regimes tributários:
• Lucro Real: quando os tributos são calculados a partir do lucro líquido da empresa, mesmo quando há adições ou isenções conjecturadas na legislação tributária.
• Lucro Arbitrado: considerado pela Receita Federal quando a ECF da empresa é desqualificada em casos de inobservância ou fraude com as demais obrigações acessórias. Esse regime pode ser aplicado ainda às empresas que escolheram impropriamente o Lucro Presumido.
• Lucro Presumido: tem uma fórmula mais simples, e é conferido em períodos trimestrais com taxas que acometem as receitas a partir de uma porcentagem para a margem de lucro. Sem embargo, como se trata de uma proximidade fiscal e não provento contábil, se o lucro for menor que o presumido, a empresa pode pagar mais impostos do que se adotasse outro regime.

Se uma empresa possui filiais, quem deve entregar a ECF?

Sempre que uma empresa possuir filiais, a entrega da ECF deve ser realizada pela matriz.

Quais são as penalidades para quem deixar de entregar a ECF?

A falta de apresentação da ECF até o dia 31 de julho, bem como a sua entrega com incorreções ou omissões de dados, gera multas aos infringentes, que podem chegar à casa dos milhões.

Valores das multas

– As empresas do Lucro Presumido e Lucro Arbitrado que entregarem a declaração fora do prazo têm multa em R$ 500 por mês-calendário ou fração (se a empresa estiver no início de suas atividades, for imune ou isenta) ou R$ 1,5 mil por período igual nas demais empresas.
– Por sua vez, as informações inexatas ou esquecidas valem multa de 3% do montante das operações financeiras ou operações mercantes, e, neste caso, não será menor que R$ 100. As bases para as penalizações estão previstas na Medida Provisória nº 2.158-35/2001.
– Já as pessoas jurídicas do Lucro Real que não cumprirem com o dever de entrega da ECF terão de pagar multas que podem ser limitadas a 10% do lucro líquido.
– Para as micro e pequenas empresas o valor pode chegar a até R$ 100 mil, enquanto que, para as demais empresas, R$ 5 milhões. As bases para as penalizações estão no Decreto-Lei nº 1.598/1977.

Quais as principais diferenças entre ECF x DIPJ?

A ECF foi deliberada com a intenção de substituir a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ a partir do exercício 2014. Todavia, engana-se quem pensa que a DIPJ é igual [ou parecida] com a ECF. Muito pelo contrário: essa última faz com que o contribuinte precise apresentar um número bem maior de dados contábeis e empresariais, o que ampara o fisco a ter cada vez mais elementos das pessoas jurídicas de todo o Brasil, possibilitando, assim, os recursos de fiscalização e, consequentemente, o que fecha o cerco contra a sonegação fiscal. A ECF é constituída por 17 blocos, o que torna essa obrigação acessória bem mais desenvolvida e trabalhosa do que a DIPJ.

Para entregar a ECF, a empresa precisa ter Certificado Digital?

Todas as transmissões de informações das empresas ao Sistema Público de Escrituração Digital – Sped devem ser feita mediantes Certificado Digital ICP-Brasil. Portanto, a ECF deve, sim, ser enviada com Certificado Digital, única ferramenta que tem por propósito testificar a autenticidade e a segurança jurídica da empresa na web.

Só a empresa precisa ter Certificado ou o Contador também?

No caso da ECF, em especial, são obrigatórias duas assinaturas digitais: uma do profissional da Contabilidade e outra da empresa, propriamente dita. Sendo assim, para a assinatura do Contador só podem ser utilizados Certificados Digitais de pessoa física, também conhecidos por e-PF ou e-CPF. Já para o reconhecimento da pessoa jurídica na ECF, deve ser utilizado o Certificado Digital do tipo A1 ou A3, voltado para empresas mesmo.

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