Assinatura digital aumenta lucratividade empresarial
05/02/18 14:47:15Maria Teresa Aarão*
Muitas corporações brasileiras têm dificuldades para implementar uma metodologia eficiente de otimização de processos. As micro e pequenas, por exemplo, gastam, em média, 135 dias por ano apenas com tarefas administrativas, segundo levantamento da consultoria Plum. Parece pouco, mas não é. Esse número é quatro vezes maior do que o tempo gasto pelas empresas de mesmo porte do Canadá, para exemplificar. A consultoria aponta, ainda, que essa rotina resulta em perdas de produtividade na ordem de R$ 79,5 bilhões por ano, o que é, sem dúvida, muito ruim para o empreendedorismo nacional. A boa notícia é que esse cenário pode mudar com uma simples medida: a adoção da assinatura digital.
A assinatura digital é gerada a cada uso do Certificado Digital ICP-Brasil, documento de identificação de empresas e pessoas físicas no meio eletrônico. Ela tem validade jurídica assegurada pela legislação nacional, assim como a manuscrita, com a vantagem de eliminar a necessidade do uso do papel, caneta, autenticações e deslocamentos. Tudo é realizado digitalmente, com poucos cliques e segurança. Pode ser implementada em sistemas novos ou legados ou ainda utilizada de maneira avulsa, conforme a necessidade, por meio de um portal de assinaturas. E o que pode ser assinado por meio dela? O que for necessário: contratos, procurações, recibos, aceites etc.
Voltando ao levantamento da Plum, gestores perdem em torno de 3,5 horas por semana assinando documentos; as organizações gastam, em média, 400 horas ao ano procurando papéis extraviados; os funcionários das corporações brasileiras ocupam de 5% a 15% do seu tempo lendo as informações, mas até 50% procurando por elas. Isso sem mencionar os altos custos com impressões, digitalizações e autenticações.
Esses números mostram que uma transformação digital é o caminho mais curto e eficiente para que os empresários e empreendedores melhorem a eficiência operacional de seus negócios e, consequentemente, aumentem seus lucros. Nesse contexto, a assinatura digital é o primeiro passo. A implementação é simples e o sistema por trás dela permite, além de assinatura de qualquer tipo de documento, a automatização de todo o processo. O signatário indica o documento, assina-o, informa ao sistema quem são os demais responsáveis pela formalização - se houver - e pronto! Tudo é automatizado e todos os envolvidos são avisados quando o documento é finalizado.
Por meio dessa tecnologia, documentos nascem e são armazenados no meio eletrônico, reduzindo os custos com insumos e o armazenamento físico de arquivos. Trata-se de um avanço que melhora muito a eficiência operacional! Para comprovar isso, basta fazer as contas, observar a rotina do negócio e experimentar a assinatura digital.
*Maria Teresa Aarão é diretora de Inovação em Produtos e Mercados da Certisign.