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Ano novo, vida nova: 3 dicas de como aumentar a eficiência operacional da sua empresa

Passada a época de festas e recesso, pode-se dizer que, finalmente, o ano produtivo começou. É época de dar “play” nas estratégias de negócio já estabelecidas e elaborar os planos ainda não traçados.

Por isso, é imprescindível, também, avaliar as perdas e/ou desperdícios do período anterior: ver se uma quantia muito alta foi gasta em algo que não trouxe rendimentos para a empresa – ou que pode ser barateado –, se compensa manter aquele equipamento que sempre precisa de reparos etc. Obter esse diagnóstico e buscar formas de trazer melhorias está relacionado a um conceito muito importante: eficiência operacional.

Para atingi-la, no entanto, não é simples e tampouco acontece de uma hora para a outra. É preciso analisar o todo, pois uma mudança aparentemente “inofensiva” pode fazer com que seu propósito seja atingido a longo o prazo, mas, no futuro, trazer prejuízos para a empresa. Por exemplo: dispensar um colaborador é uma medida válida para atingir o objetivo de diminuir os gastos, mas é preciso avaliar se a falta dele ou de sua posição fará com que a operação fique prejudicada, o que por fim, acaba refletindo no cliente final. 

Veja 3 dicas para melhorar a eficiência operacional da sua empresa:

1)    Estabeleça prazos e metas para a equipe

Isso pode parecer algo óbvio para alguns, mas, em algumas empresas, não é algo tão cobrado ou reforçado. É importante sempre estipular prazos e metas para que seus colaboradores saibam o quanto eles têm que produzir em determinado período. Dessa forma, eles conseguem se organizar melhor e realizar as tarefas com mais foco. Mas, importante: antes de qualquer coisa, é preciso avaliar se a quantidade de trabalho está adequada para o tempo estipulado. Sobrecarregar o colaborador não fará com que ele seja mais eficiente, apenas mais rápido – o que não significa que ele entregará um serviço de qualidade.

2)    Invista em tecnologia

Às vezes pagar uma quantia para um técnico “ressuscitar” aquele computador é mais barato do que comprar um novo, mas coloque na ponta do lápis: quantas vezes ela já foi reparado? Quanto tempo ele fica inoperante, até seu conserto? E quanto isso traz de prejuízo para seu negócio? Investir num equipamento novo pode parecer um alto investimento a curto prazo, mas com o passar do tempo será notória a melhora da eficiência na empresa. E isso vale para qualquer tipo de tecnologia ou solução. Por exemplo, utilizar um sistema de assinatura de documentos com Certificado Digital, como o Portal de Assinaturas, ou implementá-lo no sistema interno da companhia, torna o processo de formalização de contratos mais rápido e menos custoso, uma vez que não há uso de papel e gastos com transporte e armazenamento físico. Do início ao fim, tudo é realizado on-line. 

3)    Atente-se ao mercado

Sabe aquele ditado “O inteligente aprende com os próprios erros, enquanto o sábio aprende com os erros dos outros”? Ele se aplica perfeitamente neste item. Isso porque estar por dentro do que os concorrentes diretos ou indiretos estão fazendo colabora para que possa se apropriar ou adaptar estratégias que funcionem para o próprio negócio ou evitar aquelas que não trouxeram bons resultados – o que, consequentemente, será mais um empurrãozinho para que não se gaste mais tempo ou dinheiro com ações que tenham grande possibilidade de falha para, assim, focar os esforços naquelas que realmente valham a pena.