Se no passado assinar um contrato ou documento importante exigia deslocamento até um cartório, impressão de papéis e reconhecimento de firma, hoje você pode realizar todo esse processo em questão de segundos. Principalmente, de onde estiver. Saber como assinar documentos com certificado digital garante total segurança jurídica, otimiza a gestão de tempo e elimina o uso desnecessário de papel na rotina. 

Contudo, é comum surgirem dúvidas sobre o procedimento correto, os requisitos técnicos e as ferramentas para realizar uma assinatura com total validade perante a lei.  

Neste guia prático e completo, você vai entender exatamente como funciona o processo de assinatura digital com o certificado e outras informações essenciais.  

Veja também: Como conferir a validade do seu certificado digital e quando renová-lo

O que é e como funciona a assinatura de documentos com certificado digital? 

Para entender como assinar documentos com certificado digital, primeiro é preciso compreender a tecnologia por trás dessa operação. O processo utiliza criptografia de alta segurança, que combina duas chaves matemáticas. Uma delas é a chave privada (conhecida apenas pelo titular do certificado); a outra, uma chave pública (utilizada para validar a assinatura). 

Quando você assina um documento digitalmente, o software de assinatura vincula a sua identidade eletrônica às informações contidas no arquivo. Isso garante três princípios fundamentais respaldados pelo ecossistema ICP-Brasil: 

  • Autenticidade: confirma com absoluta certeza quem assinou o documento. 
  • Integridade: garante que o documento não foi alterado ou adulterado após a aplicação da assinatura. Caso ocorra qualquer modificação no arquivo, a assinatura é automaticamente invalidada. 
  • Inviolabilidade e não repúdio: o certificado digital utiliza uma chave privada de uso exclusivo do titular, vinculando a assinatura à sua identidade. Por isso, o signatário não pode simplesmente negar ou contestar perante a Justiça a autoria de uma assinatura realizada com seu certificado. 

Qual é a validade jurídica de assinar um documento com certificado digital? 

A validade jurídica é equivalente, em termos legais, à assinatura de próprio punho com firma reconhecida em cartório. A legislação brasileira garante respaldo total a esse procedimento por meio de dois marcos regulatórios fundamentais: 

  1. Medida Provisória nº 2.200-2/2001: instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), atribuindo presunção legal de veracidade aos documentos eletrônicos assinados com certificados emitidos sob este ecossistema. 
  1. Lei nº 14.063/2020: dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em entes públicos e interações privadas, classificando a assinatura feita com certificado ICP-Brasil como assinatura eletrônica qualificada. Ou seja, o nível mais alto de segurança e confiabilidade jurídica previsto na legislação. 

No vídeo abaixo, entenda o papel do certificado digital na assinatura de documentos: 

 O que você precisa antes de começar a assinar 

Antes de assinar qualquer documento eletrônico, certifique-se de que você possui os seguintes itens preparados: 

  • Certificado digital válido: pode ser um certificado de pessoa física (como o e-CPF) ou de pessoa jurídica (como o e-CNPJ), dos tipos A1 (arquivo digital) ou A3 (cartão, token ou certificado na nuvem). 
  • Documento eletrônico: o arquivo a ser assinado deve estar preferencialmente em formato PDF, padrão mundial para preservação de layout e integridade de documentos. 
  • Ferramenta de assinatura: você pode utilizar leitores de PDF específicos. Mas para uma experiência rápida e completa, o ideal é uma plataforma dedicada, como a Certisign Assinaturas. 

Como assinar documentos com certificado digital na plataforma Certisign Assinaturas 

A maneira mais ágil, organizada e segura de assinar contratos e documentos é por meio de um portal especializado. A Certisign Assinaturas foi desenvolvida para permitir o envio, a assinatura e o gerenciamento de fluxos completos de documentos em poucos cliques. 

Acompanhe o passo a passo a seguir:  

Entre na plataforma 

Acesse aqui e faça o login com suas credenciais. Caso ainda não possua uma conta, você pode realizar o cadastro rapidamente. 

Faça o upload do documento 

Clique no botão de envio ou novo documento e selecione o arquivo PDF gravado em seu computador ou dispositivo móvel que precisa de assinatura. 

Adicione os signatários 

Defina quem deve assinar o documento. Se for apenas você, selecione a opção de assinatura própria. Se o documento exigir a assinatura de outras partes, insira os e-mails dos demais signatários e defina a ordem em que devem assinar, se houver um fluxo específico. 

Escolha o certificado digital ICP-Brasil 

Na etapa de seleção do tipo de assinatura, escolha a opção de assinatura com certificado digital. A plataforma identificará os certificados instalados no seu computador ou solicitará o acesso ao seu certificado na nuvem. 

  1. Confirme a assinatura: insira o PIN do seu certificado (caso utilize modelos A3 ou na nuvem) e confirme a operação. O sistema aplicará a assinatura criptográfica e o carimbo do tempo no documento.
  2. Baixe ou compartilhe: após a conclusão, você poderá baixar o documento assinado e com validade jurídica garantida, ou deixar que o próprio sistema notifique as demais partes envolvidas sobre a conclusão do processo.

Como assinar um arquivo PDF diretamente no leitor de documentos 

Se você possui o certificado digital instalado no seu computador, também é possível realizar o procedimento diretamente em leitores de arquivos PDF, como o Adobe Acrobat Reader. 

Confira as etapas a seguir:

  1. Abra o arquivo no leitor: clique com o botão direito sobre o arquivo PDF e escolha abri-lo com o Adobe Acrobat Reader.
  2. Acesse as ferramentas de certificado: no menu lateral ou superior, procure pela opção Ferramentas e selecione a opção Certificados. 
  3. Selecione “assinar digitalmente”: clique no botão “assinar digitalmente” na barra superior. 
  4. Delimite a área da assinatura: com o cursor do mouse, desenhe um retângulo no local do documento onde deseja posicionar a marca visual da sua assinatura. 
  5. Escolha o seu certificado digital: uma janela será exibida com os certificados ICP-Brasil instalados no seu sistema. Selecione o seu nome ou a sua empresa. 
  6. Insira a senha PIN e salve: digite a senha do seu certificado (se solicitado), escolha onde deseja salvar o arquivo assinado no seu computador e conclua o processo. 

Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital 

É comum haver confusão entre os termos assinatura eletrônica e assinatura digital. Embora pareçam sinônimos, a legislação brasileira e os padrões técnicos de segurança estabelecem diferenças importantes entre eles. 

Veja o comparativo na tabela abaixo para entender modalidade ideal para cada tipo de documento: 

 

Característica  Assinatura eletrônica simples/avançada  Assinatura digital (qualificada com certificado ICP-Brasil) 
Meio de validação  E-mail, SMS, geolocalização ou biometria facial  Criptografia assimétrica via certificado digital ICP-Brasil 
Respaldo legal  Lei nº 14.063/2020 (níveis simples e avançado)  MP nº 2.200-2/2001 e lei nº 14.063/2020 (nível qualificado) 
Presunção de veracidade  Requer concordância prévia entre as partes  Presunção legal absoluta de veracidade  
Nível de criptografia  Variável, a depender da plataforma utilizada  Altíssimo padrão de segurança auditado pela ICP-Brasil 
Indicação de uso  Atestados de frequência, recibos e acordos internos  Contratos de compra e venda, atos societários, procurações e laudos 

 

A escolha da modalidade depende do nível de risco e da exigência legal do ato. Documentos de alto valor financeiro ou legal exigem obrigatoriamente a assinatura digital qualificada. 

Principais vantagens de utilizar o certificado digital para assinar documentos 

Adotar o certificado digital no fluxo de trabalho diário traz benefícios diretos de produtividade, redução de custos e sustentabilidade.
 

  • Redução de custos operacionais: elimina gastos contínuos com impressão de papel, envio por motoboy ou transportadoras, autenticações em cartório e armazenamento físico de pastas. 
  • Agilidade no fechamento de negócios: contratos que levavam dias ou semanas para coletar assinaturas presenciais podem ser finalizados em minutos, diretamente do celular ou computador. 
  • Mobilidade total: permite assinar documentos oficiais e gerenciar processos de qualquer lugar, a qualquer momento, sem depender da presença física no escritório. 
  • Sustentabilidade: reduz o consumo de papel, insumos de impressão e emissões de carbono associadas ao transporte físico de documentos. 
  • Rastreabilidade e segurança: histórico digital completo de quem assinou e quando assinou, protegido contra fraudes e adulterações posteriores. 

Cuidados importantes ao assinar documentos digitalmente 

Para garantir a segurança ininterrupta das suas operações, vale a pena observar alguns cuidados básicos na gestão do seu certificado: 

  • Acompanhe a validade do certificado: os certificados digitais possuem prazos de validade específicos (geralmente de 1 a 3 anos). Lembre-se de realizar a renovação antes do vencimento para evitar que suas operações fiquem paralisadas. 
  • Nunca compartilhe suas senhas: a senha PIN e a chave privada do certificado são pessoais e intransferíveis. O uso compartilhado compromete a responsabilidade legal pelas assinaturas efetuadas. 
  • Mantenha seus dispositivos atualizados: mantenha o sistema operacional do seu computador e os softwares de leitura de PDF sempre atualizados com as últimas correções de segurança. 
  • Prefira plataformas reconhecidas: priorize soluções com infraestrutura robusta e alinhada às normas de privacidade de dados, como a Certisign Assinaturas.

Perguntas frequentes 

Posso assinar documentos pelo celular usando certificado digital? 

Sim, você pode utilizar o certificado digital em dispositivos móveis como smartphones e tablets. A maneira mais simples é optar por um certificado armazenado na nuvem ou acessar a plataforma da Certisign Assinaturas diretamente pelo navegador do dispositivo móvel. 

Qual certificado devo usar para assinar documentos: e-CPF ou e-CNPJ? 

Para assinar documentos como pessoa física (por exemplo, um contrato de aluguel residencial ou uma procuração pessoal), utilize o e-CPF. Se estiver representando legalmente uma empresa e assinando contratos comerciais, relatórios fiscais ou atos societários em nome do negócio, você precisa de um e-CNPJ.

Quantas pessoas podem assinar o mesmo documento com certificado digital?

Não há limite para a quantidade de assinaturas digitais em um mesmo documento PDF. Múltiplas pessoas podem assinar digitalmente. Cada uma das assinaturas terá validade individual pela criptografia da ICP-Brasil, sem interferir na validade das demais. 

Um documento assinado digitalmente precisa ser impresso para ter valor legal?

Não. A validade jurídica da assinatura digital existe exclusivamente no meio eletrônico. Se você imprimir um documento assinado digitalmente, a folha impressa será apenas uma cópia simples e perderá a capacidade de verificação da assinatura criptográfica original. O armazenamento e a validação devem ser mantidos sempre em formato digital (.pdf). 

Conte com a Certisign para ter mais segurança e validade jurídica 

Agora que você já sabe como assinar documentos com certificado digital, fica claro que ele é uma solução para quem busca mais eficiência, redução de burocracia e total garantia jurídica nos negócios. 

Simplifique sua rotina e garanta a máxima segurança para seus documentos. Acesse nossa página e escolha o certificado digital ideal para o seu contexto!