Você já precisou assinar um documento, escaneou sua rubrica e colou a imagem no arquivo? Muita gente acredita que esse tipo de processo é eficaz, mas é justamente o oposto. Embora pareça autêntica, a assinatura escaneada não comprova que foi você que assinou. 

Então, se já passou por isso, este guia explica tudo sobre assinatura escaneada. Aqui, você vai entender por que ela não tem validade jurídica autônoma, quais são os riscos reais de usá-la em documentos importantes e o que fazer para proteger sua assinatura. 

Veja também: Passo a passo para fazer uma assinatura digital 

O que é uma assinatura escaneada? 

A assinatura escaneada é a imagem digital de uma assinatura manuscrita, obtida por digitalização em scanner, foto com celular ou captura por aplicativo. Ela é então inserida em um documento digital, seja PDF, Word ou outro formato. Geralmente é um arquivo de imagem (.jpg, .png) ou como elemento gráfico colado sobre o texto. 

O processo mais comum é: 

  1.  Assinar em papel com caneta 
  2. Fotografar ou escanear a assinatura 
  3. Recortar o fundo da imagem para deixá-la transparente 
  4. Por fim, inserir a imagem no documento digital 

Variações comuns incluem: 

  • Escanear assinatura pelo celular: fotografar a assinatura com o app de câmera ou usar aplicativos como Adobe Scan, CamScanner ou o próprio app de Notas do iPhone (que detecta documentos automaticamente). 
  • Escanear assinatura no iPhone: usar o recurso “Digitalizar documentos” do app Notas ou o atalho de marcação em PDFs no app Arquivos, que permite criar uma assinatura com o dedo ou Apple Pencil. 
  • Pelo Word: inserir a imagem via menu Inserir > Imagens e posicioná-la sobre a linha de assinatura do documento 
  • Via PDF: usar o Adobe Acrobat Reader (ferramenta de preenchimento e assinatura) ou outro leitor PDF que permita a inserção de imagens. 

O resultado visual é convincente, mas para por aí. Lembre-se: qualquer meio acima de fazer assinatura escaneada não prova a sua identidade. Além disso, não carrega o registro, tampouco proteção contra fraude e adulteração.  

Qual é a diferença entre assinatura escaneada, assinatura eletrônica e assinatura digital? 

Os três termos podem parecer iguais, mas não são. A seguir, confira a diferença entre eles para não se confundir mais. 

Assinatura escaneada  

A assinatura escaneada é uma imagem da assinatura manuscrita inserida em um documento digital. Como não conta com mecanismos de autenticação, ela não comprova a identidade do signatário, não protege o conteúdo contra alterações e, por isso, não possui validade jurídica. 

Assinatura eletrônica  

A assinatura eletrônica é qualquer mecanismo eletrônico que registra a concordância de alguém com um documento digital. Vai desde um clique em “aceito os termos” até a autenticação por biometria, código SMS ou reconhecimento facial. A Lei 14.063/2020 reconhece sua validade jurídica em diferentes níveis, dependendo do mecanismo de autenticação. 

Assinatura digital  

Um tipo específico e mais seguro de assinatura eletrônica, que se baseia em criptografia assimétrica e em um certificado digital ICP-Brasil. Quando você assina digitalmente, o sistema cria uma impressão digital matemática do documento. É o chamado hash que é criptografado com sua chave privada.  

Na prática, qualquer alteração posterior no arquivo invalida a assinatura automaticamente. Tem presunção legal de autenticidade, equivalente à assinatura manuscrita reconhecida em cartório. 

Em resumo: 

 

Assinatura escaneada 

 Assinatura eletrônica  Assinatura digital 

O que é 

 Imagem da rubrica  Mecanismo eletrônico de concordância 

Criptografia + certificado ICP-Brasil 

Comprova autoria 

Não 

Parcialmente 

 Sim 

Detecta adulteração 

 Não  Parcialmente 

Sim 
Presunção legal  Não  Não 

Sim 
Aceita pelo governo  Não  Depende 

Sim 
Pode ser copiada  Sim 

Não 

Não 
Registro de data e hora  Não  Sim 

Sim 

 

Assinatura escaneada tem validade jurídica? 

Vale repetir: assinatura escaneada não tem validade jurídica autônoma. Ela pode compor um conjunto de provas em um processo, mas por si só não comprova que foi o titular da rubrica quem assinou. Nem quando nem se o documento foi alterado depois. 

O denominador comum é sempre a capacidade de identificar o signatário de forma confiável e de detectar alterações no documento após a assinatura. A assinatura escaneada não atende a nenhum desses requisitos. 

Ou seja: 

  • Um contrato assinado com imagem escaneada pode ser questionado em juízo. Além disso, o ônus de provar a autenticidade recai sobre quem o apresenta como prova.
  • Qualquer parte pode alegar que não foi ela quem inseriu a imagem, já que a assinatura pode ser copiada de qualquer outro documento.
  • Não há registro de quando a imagem foi inserida, o que permite questionamentos sobre a data de assinatura.
  • Não há como provar que o conteúdo do documento não foi alterado após a inserção da imagem. 

Isso não significa que contratos com assinatura escaneada sejam automaticamente inválidos. Se ambas as partes reconhecem a autenticidade e ninguém questiona, o documento pode ser usado normalmente. O problema aparece quando há disputa, e nesse cenário, a assinatura escaneada oferece proteção mínima. 

Por que escanear uma assinatura não é uma prática recomendada? 

A assinatura escaneada resolveu um problema prático de uma época em que não havia alternativas digitais acessíveis. Hoje, existem opções melhores em todos os aspectos, que são mais seguras, rápidas e com validade jurídica real.  

Falsificação trivial 

Qualquer pessoa que possui acesso a um documento com sua assinatura escaneada pode extrair a imagem e inseri-la em outro documento. Para isso, basta um editor de imagem básico.  

Adulteração indetectável 

Um documento com assinatura escaneada pode ser modificado antes ou depois da inserção da imagem. E sem nenhum mecanismo técnico para detectar essa adulteração.  

Ausência de trilha de auditoria 

Não há registro de quando a imagem foi inserida, de qual dispositivo, de qual endereço IP ou por quem. Em uma disputa judicial, é impossível provar com base na assinatura escaneada que o documento foi assinado em determinada data ou por determinada pessoa. 

Exposição da assinatura a usos futuros 

Ao escanear e compartilhar sua assinatura, você cria uma cópia permanente que pode circular por e-mails, sistemas e dispositivos de terceiros. Uma vez fora do seu controle, essa imagem pode ser usada sem o seu consentimento em qualquer documento futuro. 

Incompatibilidade com sistemas que exigem autenticação real 

Sistemas do governo, cartórios, tribunais e bancos não aceitam assinatura escaneada. Tentar usar um documento com assinatura escaneada nesses contextos simplesmente não funciona. Isso gera retrabalho, atrasos e, em alguns casos, perda de prazos. 

O que usar no lugar da assinatura escaneada? 

Existem alternativas para cada situação e cada nível de formalidade. Confira as soluções para os principais casos. 

Contratos e documentos entre particulares de menor risco 

Plataformas de assinatura eletrônica como a Certisign Assinaturas permitem que qualquer pessoa assine documentos online em segundos. Detalhe: sem precisar de conta nem certificado digital. A autenticação ocorre por e-mail, código SMS ou biometria, gerando uma trilha de auditoria completa com data, hora, dispositivo e IP. O resultado é um documento muito mais protegido juridicamente do que qualquer versão com assinatura escaneada. 

Confira como funciona a nossa plataforma no vídeo abaixo: 

Documentos com alto valor jurídico ou que envolvem o governo 

A assinatura digital com certificado ICP-Brasil é a única opção com presunção legal de autenticidade. É mandatória para declarações fiscais, obrigações do eSocial, petições judiciais, notas fiscais eletrônicas e qualquer documento que precise ser apresentado a órgãos públicos.  

O certificado pode ser em token físico, cartão inteligente ou em nuvem, acessível pelo celular, sem precisar de hardware. 

Para quem precisa de algo simples no dia a dia 

O portal Gov.br oferece uma ferramenta gratuita de assinatura de PDFs — o assinador.iti.br — para quem tem conta Gov.br nível Prata ou Ouro. É uma alternativa acessível para documentos de uso pessoal que precisam de uma autenticação segura. 

Dica: se o documento pode ser questionado, envolve terceiros ou tem valor financeiro relevante, use assinatura eletrônica com trilha de auditoria ou assinatura digital ICP-Brasil.  

Reserve a assinatura escaneada apenas para situações em que nenhuma outra opção está disponível e o risco é baixo. 

Como garantir segurança ao assinar documentos online? 

Migrar da assinatura escaneada para assinaturas eletrônicas seguras é simples, e a segurança da operação depende de alguns cuidados básicos. 

Use uma plataforma com trilha de auditoria completa 

Verifique se a plataforma registra data, hora, dispositivo, IP e método de autenticação de cada assinatura. Isso é o que protege o documento em caso de questionamento. Além disso, diferencia uma assinatura eletrônica séria de um simples clique sem rastreamento. 

Escolha o nível de assinatura adequado ao documento 

Nem todo documento precisa de certificado ICP-Brasil, mas os de alto valor jurídico precisam. Entender a diferença entre assinatura simples, avançada e qualificada (digital ICP-Brasil) evita o uso do mecanismo errado. 

Verifique a autenticidade dos documentos  

Se recebeu um documento assinado eletronicamente, use o verificador da plataforma ou o código de autenticação que acompanha o arquivo. Esse processo leva segundos e elimina dúvidas sobre a integridade do documento. 

Atenção ao phishing via convites de assinatura 

Links de assinatura chegam por e-mail, e criminosos usam esse canal para enviar convites falsos. Sempre confirme que o remetente é legítimo antes de clicar. Plataformas sérias enviam convites de domínios verificáveis e identificam claramente quem solicitou a assinatura. Preste atenção a esses pontos! 

Guarde sempre a versão final assinada 

O documento com validade é o arquivo final gerado pela plataforma após todas as assinaturas, não o original enviado. Armazene e compartilhe sempre a versão com o registro de assinaturas incorporado. 

Assine com segurança a partir de agora 

A Certisign Assinaturas oferece todos os níveis de assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada com certificado ICP-Brasil. Aproveite uma plataforma pensada para quem precisa de praticidade sem abrir mão da validade jurídica. 

Acesse a Certisign Assinaturas e comece a assinar gratuitamente!