Ir ao cartório, pegar fila, comprovar identidade e ainda pagar uma taxa: por muito tempo, foi assim que se garantiu que uma assinatura era realmente de quem dizia ser. Hoje, a resposta para quem pergunta se a assinatura digital substitui reconhecimento de firma é sim, na maioria dos casos, e sem sair de casa.  

Mas “na maioria dos casos” não é “sempre”, e é exatamente essa diferença que vamos destrinchar neste artigo: o que é reconhecimento de firma, o que é assinatura eletrônica, quando uma substitui a outra e quando o procedimento em cartório ainda entra em cena. 

O que é reconhecimento de firma? 

Reconhecimento de firma é o procedimento feito em um Cartório de Notas para confirmar que uma assinatura em papel realmente pertence à pessoa que assina. Existem duas formas: 

  • Por autenticidade: o signatário vai pessoalmente ao cartório, se identifica com documento oficial e assina na frente do tabelião. 
  • Por semelhança: o tabelião compara a assinatura do documento com a que está registrada na ficha de firma (o “cartão de assinatura”) arquivada naquele cartório, sem precisar da presença do signatário. 

Esse procedimento não avalia o conteúdo do documento, só atesta que a assinatura é autêntica. É comum em contratos de compra e venda, contratos sociais e documentos enviados por correio. 

O que é assinatura eletrônica? 

Assinatura eletrônica é qualquer método usado para assinar um documento em meio digital, e a Lei nº 14.063/2020 define três níveis, de acordo com o grau de segurança: 

  • Simples: identifica o signatário, mas sem vínculo criptográfico forte (ex.: aceite de termos, senha de acesso). 
  • Avançada: utiliza certificados ou outros meios que comprovam a autoria e detectam qualquer alteração posterior no documento. 
  • Qualificada: é a assinatura digital propriamente dita, feita com certificado digital ICP-Brasil. Ou seja, é o padrão mais robusto, que garante autoria, integridade e validade jurídica plena. 

É esse último tipo, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil, como a que a Certisign Assinaturas oferece, que tem o maior peso legal e mais se aproxima da segurança de um reconhecimento de firma em cartório. 

Assinatura eletrônica pode substituir reconhecimento de firma?

Sim, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil substitui o reconhecimento de firma em cartório na maioria dos contratos e documentos. Por ter presunção legal de veracidade (garantida pela MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020), a assinatura digital comprova a identidade do signatário e a integridade do arquivo sem necessidade de validação cartorial.

Documentos assinados com certificado ICP-Brasil têm presunção de veracidade em relação ao signatário. Ou seja, a lei já parte do princípio de que a assinatura é autêntica, o que dispensa a etapa extra do cartório. 

Contudo, vale destacar que esse é um tema em evolução: há projetos de lei em tramitação no Congresso (como o PL 1565/25 e o PL 2541/24) que buscam tornar essa equivalência ainda mais explícita para a assinatura eletrônica qualificada. Isso simplificaria de vez a relação entre assinatura digital e reconhecimento de firma.  

Por ora, a validade já é reconhecida na prática pela maioria dos órgãos públicos, bancos, empresas e cartórios. O que muda é o nível de formalização dessa regra. 

Critério  Reconhecimento de firma (cartório)  Assinatura digital (ICP-Brasil) 
Como é feito  Presencial no cartório ou por cartão de firma  100% online via certificado digital 
Validade jurídica  Plena (requer selo cartorial)  Plena (garantida por Lei / MP 2.200-2) 
Custo e tempo  Exige deslocamento, filas e taxas por documento  Sem filas, sem papel e com emissão em segundos 
Segurança  Análise visual do tabelião  Criptografia matemática (impossível alterar) 
Onde se aplica  Exigido por lei em escrituras de imóveis e atos específicos  Válido para a maioria dos contratos comerciais, de aluguel e corporativos 

Em quais casos posso usar a assinatura eletrônica? 

Na prática, a assinatura eletrônica (principalmente a digital, com certificado ICP-Brasil) já é aceita na grande maioria das situações do dia a dia. Por exemplo: 

  • Contratos entre particulares e contratos comerciais em geral. 
  • Contratos de aluguel (a Lei do Inquilinato não exige reconhecimento de firma). 
  • Documentos internos de empresas, como políticas, termos e comunicados. 
  • Procurações simples e declarações. 
  • Documentos enviados a órgãos públicos que aceitam certificação digital ou assinatura gov.br. 
  • Processos judiciais, já que o Código de Processo Civil aceita documentos eletrônicos como prova. 

Nesses casos, o reconhecimento de firma deixa de ser um requisito de validade e passa a ser, no máximo, uma formalidade que algumas instituições ainda pedem por hábito, não porque a lei exija. 

Quando o reconhecimento de firma ainda pode ser exigido? 

Embora a assinatura eletrônica substitua reconhecimento de firma na maioria dos casos, existem exceções em que a lei exige forma pública ou procedimento cartorial específico, como: 

  • Escrituras públicas, como a compra e venda de imóveis acima de determinado valor. 
  • Alguns atos notariais que a legislação define expressamente como exclusivos de cartório. 
  • Transferência de propriedade de veículos, que ainda segue exigindo reconhecimento de firma na maior parte dos estados. 
  • Exigências internas de instituições específicas (bancos, seguradoras, órgãos que precisam passar por política interna. 

Na dúvida, o caminho mais seguro é: sempre confirme com quem vai receber o documento se a assinatura digital é aceita ou se o reconhecimento de firma ainda será exigido. 

Leia também: Como funciona a assinatura digital em contratos e como usá-la no dia a dia

Autenticar assinatura e reconhecer firma são a mesma coisa? 

Não, são dois procedimentos diferentes, embora os dois sejam feitos em cartório: 

  • Reconhecer firma é confirmar que uma assinatura pertence a uma determinada pessoa. 
  • Autenticar confirma que uma cópia de um documento é fiel ao original. O tabelião compara a cópia com o documento original e aplica um selo de autenticação, sem necessariamente avaliar a assinatura. 

Ou seja, quando alguém pergunta “o que é autenticação de assinatura”, o mais correto tecnicamente seria falar em reconhecimento de firma. “Autenticar” no sentido cartorial se refere à cópia do documento, não à assinatura em si.  

No entanto, no uso do dia a dia, é comum ouvir “autenticar assinatura” como sinônimo de reconhecer firma. Por isso vale sempre checar com quem pede o documento qual dos dois procedimentos é realmente necessário.

Como autenticar assinatura digital 

No universo digital, o contexto muda: a autenticidade de assinatura digital não depende de um tabelião, mas da própria tecnologia por trás do certificado ICP-Brasil. 

Assinatura digital por autenticidade 

Cada documento com assinatura digital possui um certificado digital vinculado ao CPF ou CNPJ do signatário. Além disso, carrega um hash criptográfico que comprova que o conteúdo não foi alterado depois da assinatura. É esse conjunto que garante a assinatura autenticada, sem necessidade de comparecimento presencial. 

Autenticar assinatura gov.br ou ICP-Brasil 

Para conferir se uma assinatura digital é válida, o caminho oficial e gratuito é o serviço VALIDAR, do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), disponível em validar.iti.gov.br. Basta enviar o documento assinado para visualizar quem assinou, se o certificado estava válido na data da assinatura e se o conteúdo permanece íntegro. 

Autenticar assinatura digital em cartório 

Normalmente não é necessário, já que a própria validação eletrônica cumpre esse papel. A ida ao cartório só é obrigatória quando uma instituição específica pede esse passo extra por política interna, mesmo sem obrigação legal. 

Como autenticar assinatura digital em documento impresso 

Aqui vai um ponto de atenção importante: ao imprimir um documento assinado digitalmente, a validação criptográfica se perde, e o papel passa a valer como uma simples cópia.  

Para a versão impressa ter validade, é preciso levar o documento (de preferência com o arquivo digital original) a um cartório para autenticação da cópia. Ou ainda, usar soluções que incluam QR Code de verificação, o que permite consultar a autenticidade do documento original digital a qualquer momento. 

Como a Certisign pode ajudar 

Se o seu negócio ainda depende de reconhecimento de firma para funcionar, certamente você está perdendo tempo e dinheiro com um passo que a lei já dispensa na maioria dos casos.  

A Certisign Assinaturas permite assinar documentos com certificado digital ICP-Brasil, com validade jurídica plena, carimbo de tempo incluído e a possibilidade de assinar vários documentos em lote, sede onde você estiver.  

Resolva tudo rápido e on-line com a segurança da maior certificadora do Brasil! 

Perguntas frequentes 

Assinatura digital tem a mesma validade que reconhecimento de firma? 

Sim, para a maioria dos documentos e contratos entre particulares. A validade é garantida pela MP 2.200-2/2001 e pela Lei 14.063/2020. 

Autenticar assinatura é o mesmo que reconhecer firma?  

Não. Reconhecer firma confirma que a assinatura é de determinada pessoa; autenticar confirma que uma cópia é fiel ao original. No dia a dia, porém, os dois termos costumam ser usados como sinônimos. 

Como sei se posso substituir o reconhecimento de firma pela assinatura digital?  

Sempre confirme diretamente com a instituição que vai receber o documento. Para a maioria dos contratos comerciais, de aluguel e documentos internos, a assinatura digital já é aceita sem restrições. 

Documento assinado digitalmente e depois impresso continua válido? 

Não automaticamente, pois a impressão quebra a validação criptográfica. Para manter a validade em papel, você precisa autenticar a cópia em cartório ou usar um sistema com QR Code de verificação. 

A assinatura digital tem a mesma validade que o reconhecimento de firma?

Sim, a assinatura digital (especialmente a realizada com certificado ICP-Brasil) possui validade jurídica plena e, na prática, substitui o reconhecimento de firma na maioria dos casos.

Enquanto o reconhecimento de firma atesta que a assinatura em papel pertence a determinada pessoa, a assinatura digital utiliza criptografia e amparo legal. Isso garante a autoria e a integridade do documento eletrônico de forma automática, dispensando a ida ao cartório.

O cartório pode recusar um documento assinado digitalmente?

Em tese, não. Os documentos assinados eletronicamente com certificado digital ICP-Brasil possuem presunção de veracidade garantida por lei. Contudo, na prática, a aceitação depende da finalidade do documento e das regras de cada instituição.

Órgãos públicos, tribunais e a maioria das empresas já aceitam amplamente. No entanto, procedimentos específicos que exigem formato físico ou formalidades cartoriais exclusivas ainda podem impor restrições. Por exemplo, determinadas escrituras públicas ou transferência de veículos em alguns estados) ainda podem impor restrições.

Autenticar assinatura é o mesmo que reconhecer firma?

Não. O reconhecimento de firma serve para confirmar que uma assinatura em um documento pertence a uma pessoa específica. Já a autenticação (no sentido cartorial clássico) confirma que uma cópia impressa de um documento é fiel ao seu original. Embora muitas pessoas usem os termos como sinônimos no dia a dia, tratam-se de procedimentos cartoriais distintos.