Contratos, propostas comerciais, procurações, documentos internos: cada vez mais, esses papéis nunca irão passar por uma impressora. No centro dessa mudança está a assinatura digital, uma tecnologia segura e simples de usar. Isso ocorre por mecanismos criptográficos que garantem algo que a caneta no papel nunca conseguiu sozinha: prova matemática de que o documento não foi alterado depois de assinado. 

Neste guia, você entende como a assinatura digital funciona, os benefícios práticos, sua validade jurídica, e a diferença em relação a outros tipos de assinatura eletrônica. Além disso, você irá conhecer quais documentos podem ser assinados e como validar e assinar com segurança. 

Como funciona a assinatura digital? 

A assinatura digital funciona a partir de um par de chaves criptográficas, uma privada e uma pública, geradas ao emitir um certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ). 

Na prática, o processo segue três etapas: 

  1. Geração do hash do documento: o sistema aplica uma função matemática ao arquivo, criando uma sequência única de caracteres (o hash) que representa exatamente aquele conteúdo, naquele estado.
  2. Criptografia com a chave privada: esse hash é criptografado usando a chave privada do certificado digital, que fica protegida em um token, cartão ou em nuvem, e só o titular consegue acessar.
  3. Verificação com a chave pública: qualquer pessoa que receba o documento pode usar a chave pública, vinculada ao certificado do signatário, para conferir que o hash bate com o conteúdo do arquivo. Se uma única vírgula sofrer alteração depois da assinatura, a verificação falha.

É esse mecanismo que faz a assinatura digital ser extremamente segura, afinal, ela vincula matematicamente a identidade do signatário ao conteúdo exato do documento. Como resultado, qualquer alteração posterior torna-se detectável. 

Benefícios da assinatura digital 

 Validade jurídica plena 

 Equivalente à assinatura de próprio punho com firma reconhecida, quando feita com certificado ICP-Brasil. 

Agilidade 

 Contratos que levariam dias entre impressão, coleta de assinaturas e digitalização são fechados em minutos, inclusive com signatários em cidades ou países diferentes. 

 Redução de custos 

Com papel, impressão, envio de documentos e reconhecimento de firma em cartório. 

 Segurança e rastreabilidade 

Cada assinatura fica registrada com data, hora e identidade do signatário, dificultando fraudes. 

 Assinatura em lote  

Útil para quem lida com grandes volumes de documentos, como contratos de RH, notas fiscais ou petições. 
 Sustentabilidade 

Elimina a necessidade da impressão física de documentos.  

 

Assinatura digital tem validade jurídica? 

Sim. No Brasil, a validade jurídica da assinatura digital feita com certificado ICP-Brasil está prevista na Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.  

A norma estabelece que documentos assinados com certificado ICP-Brasil têm presunção de veracidade em relação aos signatários. Ou seja, em caso de disputa judicial, cabe a quem contesta a assinatura provar que ela é inválida, e não o contrário. 

Essa presunção legal é o que diferencia a assinatura digital (com certificado ICP-Brasil) de outras formas de assinatura eletrônica, que também têm validade jurídica pela legislação brasileira, mas que exigem outros meios de comprovação de autoria e integridade em caso de contestação. 

Diferença entre assinatura digital, assinatura eletrônica e assinatura escaneada 

 

Os três termos são usados como sinônimos no dia a dia, mas representam níveis bem diferentes de segurança jurídica: 

Assinatura digital  

Usa certificado digital ICP-Brasil e criptografia de chave pública. É a categoria com maior nível de segurança e presunção legal de autenticidade, prevista na MP 2.200-2/2001. Também chamada de assinatura eletrônica qualificada. 

Assinatura eletrônica 

É um termo mais amplo, que abrange qualquer método eletrônico de manifestação de vontade. Por exemplo, assinatura por clique, token enviado por e-mail ou SMS, ou biometria.   

Tem validade jurídica pela Lei 14.063/2020, mas a comprovação de autoria, em caso de contestação, depende das evidências reunidas pela plataforma utilizada. Saiba mais sobre assinatura eletrônica. 

Assinatura escaneada 

É uma foto ou imagem de uma assinatura feita à mão que foi digitalizada e colocada em um documento eletrônico. Por si só, ela não possui recursos que permitam verificar quem assinou ou se o documento foi alterado depois da assinatura. 

Como a imagem pode ser facilmente copiada e inserida em outros documentos, a assinatura escaneada oferece menos segurança e pode ser mais difícil de comprovar em caso de contestação. 

Em resumo: toda assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital. Já a assinatura escaneada é apenas uma imagem da assinatura e, sozinha, oferece pouca segurança para comprovar a autoria de um documento. 

Quais documentos podem ser assinados digitalmente? 

 Praticamente qualquer documento que hoje exige assinatura física pode ser assinado digitalmente, incluindo: 

– Contratos comerciais, de prestação de serviço e de locação; 

– Procurações e documentos societários; 

– Petições e demais peças judiciais (via PJe, com e-CPF); 

– Notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e), que exigem assinatura digital por certificado e-CNPJ; 

– Documentos de RH, como admissões, advertências e acordos de trabalho remoto; 

– Propostas comerciais e termos de aceite; 

– Documentos enviados a órgãos públicos, como Receita Federal (e-CAC), INSS e Juntas Comerciais. 

A exceção fica por conta de atos que a legislação exige presencialmente por sua natureza. Por exemplo, determinados atos notariais que dependem de reconhecimento de firma em cartório físico, ainda que esse cenário venha mudando com a digitalização de serviços cartorários. 

Como validar uma assinatura digital 

Validar uma assinatura digital significa conferir se o documento não teve alteração depois de assinado. Além disso, verifica se o certificado usado é legítimo e estava válido no momento da assinatura. O processo pode ser feito de duas formas: 

  1. Pelo Verificador de Conformidade do ITI, disponível gratuitamente no site oficial da ICP-Brasil (verificador.iti.gov.br) e no site Certisign Assinaturas.  Basta enviar o arquivo assinado para o sistema conferir a integridade do documento e a validade da cadeia de certificação.
  2. Pelo leitor de PDF, no caso de documentos assinados em PDF com certificado ICP-Brasil: programas como o Adobe Acrobat Reader exibem automaticamente um painel de assinaturas, indicando se a assinatura é válida, quem assinou e se o certificado utilizado é confiável.

Como fazer assinatura digital com segurança 

Emita seu certificado digital com uma AC credenciada  

 A Autoridade Certificadora precisa ter o credenciamento da ICP-Brasil, como a Certisign.  

Isso garante que a identidade por trás do certificado foi validada de acordo com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. 

Saiba mais sobre os tipos de certificados digitais, qual deles atende à sua necessidade e outras informações. 

Proteja a chave privada do seu certificado 

 Se for um certificado em token ou cartão (A3), nunca empreste o dispositivo nem compartilhe a senha. Se for em nuvem (A3), use senhas fortes e ative autenticação em dois fatores sempre que disponível. Caso seja um certificado A1, adicione uma senha para o uso. 

Assine em plataformas confiáveis 

A plataforma para assinar documentos digitalmente, precisa seguir o padrão de assinatura digital ICP-Brasil e oferecer uma trilha de auditoria completa do processo, como a Certisign Assinaturas.  

Confira o documento antes de assinar 

Como a assinatura vincula você ao conteúdo exato do arquivo, revise tudo antes de confirmar. Lembre-se: alterações posteriores exigirão nova assinatura. 

Guarde o comprovante de assinatura 

Na maioria dos casos, ele é gerado pela plataforma utilizada, com os metadados de data, hora e identidade dos signatários. 

Renove o certificado antes do vencimento 

Essa etapa é muito importante, pois um certificado expirado invalida a presunção legal da assinatura feita com ele. 

Perguntas frequentes sobre como funciona a assinatura digital 

Assinatura digital é a mesma coisa que assinatura eletrônica? 

Não. Assinatura eletrônica é um termo amplo que inclui qualquer método eletrônico de manifestação de vontade. Assinatura digital, também chamada de assinatura eletrônica qualificada, é uma categoria específica, que usa certificado ICP-Brasil e criptografia de chave pública, com presunção legal de autenticidade.  

Preciso de certificado digital para assinar digitalmente? 

Sim, para ter assinatura digital com validade jurídica plena (presunção de autenticidade) é necessário um certificado ICP-Brasil, como e-CPF ou e-CNPJ. 

Assinatura digital em PDF tem a mesma validade que assinatura física? 

Sim, quando feita com certificado ICP-Brasil, a assinatura digital tem validade jurídica equivalente à assinatura de próprio punho com firma reconhecida. 

Como saber se um documento assinado digitalmente é autêntico? 

É possível validar pelo Verificador de Conformidade do ITI (verificador.iti.gov.br), pela Certisign Assinaturas ou pelo painel de assinaturas de leitores de PDF como o Adobe Acrobat Reader. 

Assinatura escaneada tem validade jurídica? 

Tem validade limitada. Como é apenas uma imagem, sem mecanismo criptográfico de verificação, é a forma mais fácil de contestar em caso de disputa. Diferente da assinatura digital, que tem presunção legal de autenticidade. 

Quais tipos de certificado digital existem para assinar documentos? 

Os principais são o e-CPF (pessoa física) e o e-CNPJ (pessoa jurídica), disponíveis nos modelos A1 (arquivo digital) e A3 (token, cartão ou nuvem), indicado para maior portabilidade. 

Quer assinar seus documentos com segurança jurídica de verdade?  

A Certisign Assinaturas permite assinar digitalmente com validade jurídica plena. Todos os documentos formalizados recebem Carimbo do Tempo automaticamente, uma camada extra de segurança jurídica.  A plataforma ainda oferece funcionalidades que agilizam sua rotina, como assinatura em lote e envio via WhatsApp.